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Siete “tips” para mejorar la Gestión del Tiempo

A causa de la instauración del teletrabajo obligado por el confinamiento en la crisis del COVID-19, que se ha hecho en muchos casos por las compañías de forma precipitada y no planificada, las dinámicas y el entorno de trabajo se han visto alterados notablemente.

Hay muchas personas no habituadas a trabajar fuera de su ecosistema habitual que están experimentando dificultades para concentrarse y para ser eficientes en su gestión del tiempo.

Surge así el reto de optimizar al máximo el aprovechamiento del tiempo laboral para poder mantener la productividad, a la vez que se pueda combinar el trabajo con las tareas domésticas, el cuidado de los niños y el disfrute de actividades de ocio.

Os damos en este post unos consejos y tips que os pueden ayudar a hacer una gestión más eficiente del tiempo. Evidentemente, no hay fórmulas mágicas ni únicas y cada situación personal puede condicionar qué es mejor para cada persona:

  1. Concentrarse en la obtención de resultados, no en mantenerse ocupado

Es importante tener puesto el foco de atención en cuáles son los objetivos del día, no sólo en mantenerse activos haciendo cosas diversas.

Es frecuente escuchar la frase “he estado todo el día en pleno frenesí de actividad pero en realidad no sé qué he acabado haciendo”.

La multitarea y el ir pasando de una actividad a otra sin organización ni enfoque se han revelado como altamente ineficientes y generadores de desperdicio del tiempo.

Se puede aplicar el principio de Pareto: el 80% de los resultados se logran sólo con un 20% de esfuerzo, por lo tanto, es necesario focalizarse en el resultado que queremos obtener de forma medible objetivamente.

  • Controlar el estrés y tomarse pausas de desconexión

El estrés excesivo es un impedimento importante para ser más eficientes con el tiempo de trabajo.

Por lo tanto, es preferible dedicar un parón de 10 minutos a hacer ejercicios de relajación, meditación, ejercicio, bailar… para luego continuar con nuestra actividad mucho más relajados, enfocados, felices… y productivos.

  • Delimitar espacios de trabajo

En muchas casas los espacios físicos son muy pequeños y muchas personas no disponen de un área de trabajo, pero ayuda mucho a la concentración delimitar un espacio para trabajar con comodidad que esté diferenciado del resto de la casa, aunque sea marcado por una línea imaginaria que divida lo profesional de lo personal. En caso de no hacer esta diferenciación corremos el riesgo que diluir las fronteras y llegará un momento en el que no podremos diferenciar el foco de atención y será más fácil recibir interrupciones.

Si tienes la posibilidad de disponer de una habitación independiente en la que colgar en la puerta el cartel de “No molesten” genial, pero si no deberás inventar un código o símbolo que ayude a los otros miembros del hogar a diferenciar cuándo no es oportuno interrumpirte.

Ten todo lo necesario en ese espacio a mano y haz que sea cómodo y apropiado para la actividad que estés realizando en ese momento. Cuida la iluminación, la temperatura de confort, la ergonomía y coloca un tótem (un dossier corporativo, la alfombrilla del ratón con el logo de tu empresa…) que simbolice que estas en “modo trabajo”.

  • Definir horarios

Lo recomendable es ajustarse a los horarios habituales de trabajo y seguir las rutinas, pero en estas circunstancias especiales hay que considerar las situaciones particulares y flexibilizar los horarios de forma que lo podamos hacer compatible con el cuidado de niños pequeños u otras tareas de índole personal.

Lo importante en este punto es consensuar ciertas sincronías de horarios con los compañeros de trabajo, distribuir las horas de atención de los niños con la pareja, madrugar o trasnochar (según el ritmo circadiano de cada uno) para aquellas actividades que requieran de una gran dosis de atención y concentración, etc.

  • Establecer protocolos de comunicación en función de las prioridades sin perder el contacto con los compañeros

Deja claro a otras personas de su organización cuáles son los canales más adecuados para comunicarse contigo en función de las prioridades: por ejemplo, dejar las llamadas telefónicas para los asuntos realmente urgentes y controlar la gestión del correo en espacios temporales planificados nos ayudará a ser más productivos.

El contacto con los compañeros es sin embargo algo a mantener, especialmente cuando no los tenemos a unos pasos. Las reuniones de equipo son útiles siempre que se controle su duración y objetivo: se mantendrán la cohesión del equipo, habrá más visibilidad de las tareas que está desarrollando cada uno, su estado emocional y la coordinación será más eficiente.

  • Planificar las tareas con asignación de tiempo

Hacer una lista de tareas es fácil, pero es recomendable ponerlas por escrito y atender a las consideraciones de los Objetivos S.M.A.R.T.:

S   pecific (específica): Hay que definir en qué consistirá la tarea con total claridad, especialmente si colaboramos en ella con otros miembros del equipo.

M ensurable (medible): Hay que considerar qué criterios o KPI’s vamos a tener en cuenta para considerar que la tarea está finalizada correctamente.

A   chievable (alcanzable): La asignación de tiempo para resolver la tarea tiene que ser realista y razonable, en caso contrario nos estresaremos, nos podemos precipitar a dar un resultado que está por debajo de la calidad deseada, con posibilidad de cometer errores o nos llevará a la frustración.

R   elevant (relevante): Es necesario asignar también una prioridad a cada tarea, lo cual nos ayudará a tomar decisiones en la gestión del tiempo.

T   imely (temporal): Igualmente, hay que hacer una estimación realista del tiempo de dedicación que exige. Si está bien estimado, pero estamos tardando más de la cuenta vale la pena a pararse a pensar qué nos está ocurriendo… si perdemos concentración o el estrés nos ralentiza vale más la pena hacer una pausa de descanso, desconectar y retomarlo cuando hayamos recuperado la energía.

  • Evitar las distracciones y la procrastinación

Las pérdidas de atención por entradas de estímulos que distraen conllevan un gran desperdicio en la gestión del tiempo. Algunos consejos prácticos son:

  • Correos electrónicos:
    • En momentos de concentración desactive las notificaciones de correos entrantes.
    • Planifique varios momentos al día para revisar el correo entrante y editar sus respuestas atendiendo a los criterios establecidos de prioridad.
  • Llamadas y videoconferencias:
    • Intente planificar al máximo las llamadas y videoconferencias para la se acoten al tiempo justo y necesario que precisan.
    • Haga una lista o agenda de los temas a resolver y comparta previamente documentos o información que permita más agilidad para concentrarse en los temas realmente importantes.
  • Noticias: Evita estar sobreinformado con los mensajes mediáticos y controla la entrada de mensajes en RRSS y medios de comunicación.

Sin embargo, puede haber otras muchas cosas que nos estén distrayendo, lo que exige hacer un ejercicio introspectivo para diagnosticar dónde está el desperdicio.

Hoy en día hay infinidad herramientas y softwares que nos ayudan a gestionar las tareas de forma colaborativa a las que podemos recurrir y nos ayudarán a tener visibilidad de cómo se están desarrollando. Algunas de ellas son: Asana, Trello, Jira, Wunderlist, Remember the milk…

Nos tenemos que autoimponer una evaluación continua en nuestro manejo del tiempo, para aprender de los errores e identificar cómo podemos ser más eficientes.

Hay que evitar igualmente la procrastinación, que normalmente se produce para ejecutar aquellas tareas que no nos gusta hacer o nos da pereza llevarlas a cabo. Si está planificado hacerlo, hazlo sin pensar porque si lo evitas tarde o temprano tendrás que hacerlo y quizás en aquel momento no sea lo más adecuado.

Autor:

Teresa Pérez

Psicóloga y experta en neurociencia. Es Gerente de consultoría en Prysma

tperezd@prysma.es