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UNE-ISO 21500:2013. Directrices para la dirección y gestión de proyectos

En marzo de 2013 AENOR publicó la norma UNE-ISO 21500 “Directrices para la dirección y gestión de proyectos” cuya finalidad es recoger los procedimientos básicos necesarios para realizar los procesos de gestión y dirección de los proyectos.

La norma publicada es traducción de la norma internacional ISO 21500:2012 y se desarrolló mediante el Subcomité técnico de normalización de AENOR de gestión de proyectos, del que formaron parte numerosos expertos españoles de diversos sectores.

Objetivos

El objetivo del documento es aunar en una norma internacional los diversos manuales o métodos existentes hoy en día que permiten llevar a cabo la gestión de proyectos de manera homogénea y cumpliendo unos estándares de calidad medios.

Mediante esta norma se pretenden recoger las buenas prácticas en la dirección y gestión de proyectos, que permitan que cualquier empresa u organización pueda aplicar unas herramientas, técnicas y métodos durante todo el ciclo de vida del proyecto que facilite alcanzar los objetivos de negocio. Esta norma está dirigida a las empresas, a diferencia de las metodologías existentes actuales, que están orientadas a los individuos.

Antecedentes

La norma ISO 215000 se inició en octubre de 2007, al constituirse el Comité Internacional “ISO/Pc236 Project Management”. Posteriormente se publicó el borrador inicial en septiembre de 21011 y el borrador final en marzo de 2012. El documento definitivo de la norma internacional se publicó en septiembre de 2012 y la traducción al español en la norma UNE-ISO en marzo de 2013.

Esta nueva norma está basada en métodos existentes de aplicación habitual, que tienen su origen en el mundo anglosajón: la PMBok Guide, publicada por el Project Managment Institute, el ICB 3.0 y el PRINCE2, desarrollados por el OGG y el IPMA,…. Estas metodologías permiten certificar a los profesionales de las empresas que desarrollan la dirección de proyectos según los métodos especificados.

La nueva norma, en cambio, permite certificar los proyectos o la cartera de proyectos de la empresa, no sólo los profesionales que lo realizan, de manera que, aunque no se certifique la empresa de manera global, sí lo hace el trabajo que desarrolla, permitiendo que cualquier proyecto que lleve a cabo la organización sea certificable.

Aspectos básicos

La norma tiene un marcado carácter multisectorial, es decir, es aplicable a cualquier tipo de proyecto para cualquier tipo de organización (ingeniería civil, tecnologías de la información, industriales, proyectos de implantación interna de las empresas,…), aunque está orientada principalmente a la certificación de proyectos de construcción e industriales.

Es una norma que permite, por un lado, a aquellas empresas que aún no están aplicando ninguna herramienta de gestión de proyectos, iniciarse en el empleo de un método de fácil implantación, adecuando el tipo de gestión que estén realizando a una gestión basada en la gestión de procesos. Por otro lado para aquellas empresas que sí lo realizan, les permite implantar y certificar una norma internacional de manera sencilla, puesto que está basada en métodos existentes previamente (los procesos recogidos en la norma UNE son iguales a los existentes en el capítulo 3 del PMBoK).

Al ser una norma desarrollada por ISO y AENOR es totalmente compatible con el resto de normas UNE que pueda tener implantada la organización.

Descripción de la norma

El punto “4.3 Procesos” de la norma recoge los 39 procesos considerados. Éstos pueden agruparse en 5 tipos de grupo de procesos (inicio, planificación, implementación, control y cierre) y también en 10 tipos de grupo de materias (según las partes u objetivos afectados, integración, parte interesada, alcance, recurso, tiempo, costo, riesgo, calidad, adquisiciones y comunicación).

La relación entre los tipos de procesos y de materias en los 39 procesos se puede ver claramente en la tabla adjunta, en el que cada proceso tiene descritas en la norma una finalidad, así como unas entradas y salidas principales

  • Procesos de inicio: se utilizan para comenzar una fase del proyecto.
  • Procesos de planificación: se utilizan para desarrollar el detalle de la planificación.
  • Procesos de implementación: se emplean para realizar las actividades de gestión del proyecto y para apoyar en la producción según los planes del proyecto.
  • Procesos de control: seguir, medir y controla el desempeño del proyecto con respecto a lo planificado.
  • Procesos de cierre: establecer la conclusión del proyecto y recabar las lecciones aprendidas.
evasFuente: norma UNE-EN 21500 Directrices para la dirección y gestión de proyectos. AENOR

 Cada grupo de materias recoge los procesos que son aplicables a cualquier fase del proyecto o al proyecto y están definidos en términos de propósito, descripción, y entradas y salidas principales del grupo de procesos.

Cada uno de los tipos del grupo de materias incluye el conjunto de procesos necesarios para identificar y definir/adquirir/realizar la materia de que se trate.

Implantación / Certificación

Cualquier empresa u organización cuya actividad se desarrolle mediante proyectos (o que desarrolle sus propios cambios internos mediante proyectos) puede implantar la norma. Aquellas organizaciones que gestionen los proyectos mediante alguno de los métodos existentes requerirán muy pocos cambios en su sistema de gestión, siendo la norma totalmente compatible con cualquiera de los métodos existentes.

Se puede certificar un proyecto individual (proyectos de especial importancia y de larga duración), para estos casos se realizarán auditorías anuales según se desarrolla el proyecto, certificándose de manera parcial el desarrollo hasta ese momento y de manera completa una vez finalizado el proyecto.

También se puede certificar la cartera de proyectos de la empresa, para lo que se realizará una auditoría de la cartera existente en el momento. La certificación tendrá una validez de tres años, debiendo realizar auditorías anuales de seguimiento en las que se auditarán los nuevos proyectos aparecidos y se revisarán los proyectos que estaban en marcha anteriormente.

Beneficios

  • El principal beneficio es la mejora de la eficiencia de los procesos de gestión, esto permite una mejora en la calidad de los entregables y del trabajo realizado, lo que conlleva un incremento de la satisfacción del cliente y permite una mayor la competitividad de la organización. En definitiva una mejora de la eficacia de resultados del negocio.
  • Permite que la dirección tenga una manera de asegurar la conformidad con las políticas de dirección y gestión en la realización de los trabajos.
  • Una vez implantada y certificada la norma, se puede mostrar esta conformidad a agentes externos, mediante una herramienta reconocida internacionalmente.
  • Para la realización de proyectos internacionales o en colaboración con organizaciones de otros países, permite desarrollar un sistema de gestión con modelos normalizados reconocidos internacionalmente.

Todos los aspectos anteriores suponen una mejora de oportunidades para cualquier ámbito empresarial, tanto para los proyectos nacionales, permitiendo diferenciarse del resto del sector, como para competir en el exterior, empleando unos sistemas de reconocido prestigio que estarían certificados.

 Conclusiones

  • Norma que recoge, aúna y simplifica contenidos de los manuales de gestión de proyectos más utilizados.
  • Base para estructurar la integración y gestión de proyectos.
  • Unifica la metodología de trabajo para proyectos con varias empresas participantes.
  • Apertura a cualquier país de desarrollo del proyecto.
  • Certificable por cartera de proyectos o por proyectos individuales.

 

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