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¿Cómo elegir un software de gestión ERP?

  • Si maneja más de un sistema de captura de datos dentro de un mismo proceso (venta, compra, producción…)…
  • Si se realizan múltiples capturas de la misma información de un departamento a otro o de una persona a otra…
  • Si una misma información no es consistente entre áreas (informe de ventas presentada por contabilidad vs área comercial vs finanzas)…
  • Si la obtención de las cifras de cierre del mes resulta árdua y pocas veces sale en tiempo…
  • Si la información relevante de la empresa está almacenada en diferentes archivos dispersos en múltiples equipos de los usuarios…
  • Si la empresa ha crecido y sus sistemas y procesos resultan ahora obsoletos o insuficientes…
  • Si el procesamiento de la información para la dirección no es inmediato y requiere de trabajos previos…

Puede que sea el momento de plantearse la implantación de un software de gestión ERP, si no lo tiene, o cambiar el existente.

Los principales motivos por los cuales las empresas adquieren un ERP son:

  • Integrar la información financiera
  • Integrar la información de pedidos de clientes
  • Estandarización y aceleración de los procesos de fabricación
  • Reducir el inventario
  • Estandarizar la información de recursos humanos

Pero, para qué sirve un ERP:

  • Hacer crecer el negocio manteniendo la rentabilidad y la satisfacción del cliente
  • Impulsar la eficiencia operativa y cumplir con las regulaciones vigentes
  • Integrar los procesos y adquirir una visión global y unificada del negocio
  • Cubrir las necesidades específicas de la empresa que no cubre su software actual
  • Gestionar la creciente complejidad del negocio con un software flexible (ampliable o reducible) que cubra todas las necesidades
  • Gestionar múltiples zonas geográficas, divisiones, filiales, libros de contabilidad general y monedas
  • Gestionar la externalización de servicios y/o fabricación de productos en territorio nacional o en el extranjero

Hasta ahora todo bien, pero una vez comenzamos la aventura de buscar solución de gestión ERP y proveedor que nos ayude a implantarlo, surgen las dudas.

El abanico de soluciones disponible en el marcado es muy amplio y las empresas consultoras que los implantan todavía más.

Vamos a intentar proporcionar algunas recomendaciones a tener en cuenta a la hora de adquirir un programa ERP.

La primera pregunta que debe hacerse parece obvia pero en muchos casos no se hace, ¿está preparada mi empresa para un ERP?

Cuando una compañía instala un software ERP, los propietarios y directores deben estar preparados para los cambios que llegarán a su empresa. Estos cambios serán en su mayor parte positivos para la compañía, para prepararla para un crecimiento a largo plazo.

Los negocios pequeños normalmente carecen de procesos de trabajo bien definidos. Es habitual ver en estos negocios a empleados que trabajan de “un poco de todo”. Esto es en gran parte lo que hace exitosos a muchos negocios pequeños: las personas con la voluntad de ponerse a trabajar en cualquier aspecto del negocio con tal de sacarlo adelante.

A medida que la compañía crezca, los procesos de trabajo necesitarán estar mejor definidos y controlados. Un negocio en crecimiento necesita más confianza, más eficiencia y que aumente la eficacia de sus trabajadores y sus procesos. Los negocios pequeños son vulnerables al fraude interno y es recomendable no subestimar los riesgos que este tipo de fraudes tienen para un negocio pequeño. Un software ERP es la solución de control que permite reducir este tipo de riesgos.

Los procesos bien delimitados permiten un control más exhaustivo sobre los pagos y envíos, elecciones de proveedores o contratación y para definir los límites de la autoridad y la separación de deberes. El fraude, la malversación u otras posibles adversidades pueden ser eliminados en la mayoría de empresas con un mejor software. Además, estos controles adicionales permiten también que los exámenes de la actuación de los trabajadores los lleven a cabo otros empleados, dejando a los propietarios y directivos tiempo para concentrar su trabajo en el crecimiento de la empresa. Si la dirección está ocupada en tareas de control, no puede estar centrada en hacer crecer la compañía.

Los nuevos usuarios de ERP deberían estar preparados para ser flexibles en el diseño e implementación tanto de nuevos procesos de trabajo como de nuevas herramientas de control. Las prácticas y métodos que han servido bien a la compañía hasta el momento pueden ya no ser válidos para el tamaño que la empresa quiera alcanzar. Además, un nuevo software ERP puede significar también nuevas oportunidades para el pequeño negocio, con características como la utilización de smartphones o de datos de terceros en nuevas áreas de negocio. Los seres humanos suelen ser reacios al cambio, pero si los directivos están abiertos a cambios y a nuevas mejoras, un nuevo software ERP puede subir mucho el nivel del negocio.

Puede ampliar información descargando el documento aquí.

Defina sus objetivos y los requisitos del software de gestión ERP.

Para seleccionar e implementar un software de gestión ERP con eficacia es aconsejable implicar desde el primer momento a todos aquellos profesionales que lo usarán (los departamentos de ventas, marketing, atención al cliente, IT y equipo directivo) y solicitarles que definan los objetivos y necesidades que, según sus perspectivas, debería cubrir el programa.

La lista de requisitos también deberá tener en cuenta: los proveedores, las funcionalidades, los flujos de trabajo, la integración, el presupuesto, la aplicación, la formación y el soporte técnico.

Por último, se identificarán los objetivos económicos de la empresa, tales como: la mejora de la productividad, la tasa de retorno de la inversión (ROI) o la optimización de la rentabilidad, entre otros.

Seleccione el producto adecuado

Actualmente, aunque el abanico de fabricantes y soluciones se ha reducido y la tendencia es que a futuro siga concentrándose, la oferta sigue siendo muy amplia.

Hay soluciones locales, nacionales, sectoriales y otras con un enfoque más global. A la hora de poner en la balanza diferentes soluciones hay que valorar aspectos como la solvencia del fabricante (tecnológica y financiera), su madurez en el mercado, su grado de implantación, la comunidad de profesionales y usuarios, sus planes de evolución del producto (hablamos de una inversión a medio largo plazo), etc…

No basta con cerciorarse de que la solución elegida cubra con las necesidades actuales, hay que analizar sus posibilidades de crecimiento a futuro. La empresa es algo vivo y en continua evolución, hay que anticiparse y asegurar que las futuras necesidades podrás ser cubiertas por el software a un coste razonable.

Pida ofertas a diversos proveedores

Busque empresas proveedoras de software de gestión ERP que estén familiarizados con su sector de actividad y cuenten con una larga trayectoria en este negocio. Es más, asegúrese de su capacidad para comprender sus necesidades para aportar la solución más adecuada, ya que en ocasiones el perfil excesivamente técnico del proveedor puede primar el producto. Compruebe aspectos tales como: la situación económica del proveedor, el número de clientes al que da servicio, el soporte que ofrece, etc.

Solicite tantas demos como sean necesarias y una versión de prueba

Reúnase con los diferentes proveedores que haya seleccionado e infórmeles en igualdad de condiciones, asegurándose de que entienden totalmente su negocio. Asimismo, debe procurar  exigir a estos proveedores que sean capaces de satisfacer sus necesidades empresariales, a partir de un trato personalizado. La relación con el comercial del programa ERP debe ser adecuada, por lo que si detecta que no es así, pida un cambio de comercial o elimine dicho proveedor de su lista.

Compruebe que la solución satisface a sus trabajadores

En definitiva, los profesionales de los diferentes departamentos de la compañía serán los que emplearán a diario el programa. Por ello, lo mejor será dejarles utilizar la versión de prueba y ver con ellos las ventajas e inconvenientes del software. En muchos casos será posible pedir al proveedor una personalización del programa ERP, aunque suele cobrarse como costes complementarios al programa base y será necesaria una buena definición de los requerimientos a cubrir.

Analice y haga una primera criba

Empiece por avisar a los proveedores que han pasado el filtro, comentándoles que revisará sus propuestas con el fin de discernir la mejor opción. Es el momento de reunirse con su equipo y evaluar las debilidades y fortalezas de cada programa ERP.

¿Compra o alquiler?

Con respecto a las licencias del software tendrá que decidir si opta por la compra de las mismas o se decanta por un modelo en suscripción (en la nube). Es conveniente que analice ambos modelos para decidir cuál le ofrece más ventajas para su negocio.

Puede ver más información aquí

Negocie las condiciones

En lo que a software empresarial se refiere, todo es negociable. Por este motivo, negocie los precios de implementación, los gastos de mantenimiento y soporte, la congelación de precios o el mantenimiento de descuentos, los futuros costes de actualización, posibles extensiones futuras…

No deje nada al azar

No selecciones el ERP hasta haber hablando con una empresa que también la utilice. Todos los acuerdos y detalles del proyecto deben estar por escrito. La implementación, formación y soporte deberán estar claramente especificados en sus fases y períodos.

En prysma.tic somos especialistas en analizar las necesidades de nuestros clientes, ofreciendo las soluciones de gestión empresarial adecuadas a cada caso, tanto a empresas públicas como privadas de diversos sectores.

This Post Has One Comment
  1. Buen artículo y gran apunte el de plantearse si tu empresa está preparada para adoptar un ERP. Muchas veces simplemente seguimos la corriente y no nos planteamos si estamos preparados y lo que supone la implantación de este. Gracias.

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